Een audit-trail is een optie in een Vendor Management-systeem waarmee u ‘het spoor kunt volgen’, net zoals de cowboys en indianen vroeger deden.
Hiermee wordt bedoeld dat u achteraf precies kunt zien hoe een bepaalde inhuur-beslissing tot stand is gekomen. Bijvoorbeeld uit welke kandidaten er is gekozen, op welk moment en door wie. Maar ook welke afdeling en wie inzage heeft gehad in de binnengekomen aanbiedingen, tot op de seconde nauwkeurig.
Prachtig zult u denken, maar wat heb je eraan? In een eerdere blog hebben we aangegeven dat er diverse juridische risico’s zitten aan uw externe inhuur zoals het risico dat de fiscus jaren later uw inhuur beschouwt als een dienstverband. Daarvoor is het handig als uw VMS beschikt over een digitale kluis waarin u het contract en de VAR bewaart. Maar hoe toont u nu aan in dit voorbeeld dat u de stukken niet vorige week in de kluis hebt gestopt toen u wist dat de fiscus kwam controleren?
Daar is nu een audit-trail belangrijk voor. U kunt dan probleemloos aantonen wie wanneer welk stuk in de kluis heeft gedaan. Maar zo’n audit-trail is niet alleen handig voor controlerende instanties. Veel overheidsorganisaties zijn bijvoorbeeld gebonden aan aanbestedingsregels en regels die gaan over integer handelen en transparantie. En als u een bedrijf bent met een eigen audit-afdeling, dan kunt u met goede uitkomsten die audits doorkomen.
Stel dat een bemiddelingsbureau claimt dat zijn kandidaat ten onrechte niet bij de selectie is meegenomen zogenaamd omdat hij te laat was ingediend. U wordt beschuldigd van vriendjespolitiek. Dat is altijd moeilijk te weerleggen, tenzij u zwart op wit kunt aantonen dan de aanbieding van deze leverancier toch echt 1 minuut na de sluitingstermijn is ingediend……
Om in voorkomende situaties te kunnen aantonen dat alles eerlijk en volgens de regels is gegaan, is zo’n audit-trail dus noodzakelijk.
