Aan het inhuren van extern personeel zitten diverse risico’s. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste soorten risico’s en hoe u zich zo goed mogelijk kunt wapenen hiertegen. Ook geven we aan of een VMS u kan helpen bij het verminderen van deze risico’s.
Maar welke risico’s loopt u eigenlijk:
- De fiscus beoordeelt de inhuur als een dienstbetrekking
- Uw inhuurkracht heeft geen brandschoon verleden
- Uw bemiddelings- of uitzendbureau betaalt de fiscus niet of gaat failliet
ad 1 De fiscus beoordeelt de inhuur als een dienstbetrekking
Hier is de VAR, de Verklaring Arbeidsrelatie voor bedacht. Deze beschermt u als opdrachtgever tegen claims van de fiscus en het UWV voor loonbelasting en werkgeverspremies, als zij achteraf de verhouding als een arbeidsovereenkomst beschouwen. Maar dan moet de inhuurkracht wel beschikken over een VAR WUO of een VAR DGA met een passende omschrijving van de werkzaamheden. Het is dus belangrijk dat u deze vooraf eist van elke inhuurkracht (of hem anders fiscaal behandelt als een werknemer) maar…… het is net zo belangrijk dat u de kopie van de VAR (en ook het contract) goed bewaart omdat de fiscus tot 5 jaar terug kan controleren. En daar helpt een VMS u bij. Want een VMS heeft een digitaal archief voor elk contract met alle relevante stukken, zodat u altijd de bewijzen bij de hand heeft.
ad 2 Uw inhuurkracht heeft geen brandschoon verleden
Of u dit vooraf wilt weten, hangt natuurlijk af van uw eigen beleid en de soort organisatie. Een boekhouder die eerder is veroordeeld voor fraude is misschien wat anders dan een klusjesman die ooit dronken achter het stuur heeft gezeten en zijn straf heeft uitgezeten. Hier is de VOG voor, de Verklaring omtrent Gedrag, die een inhuurkracht bij de overheid aanvraagt. Hiermee krijgt u de zekerheid dat er geen integriteitsbezwaren zijn. In de praktijk gaat de kracht al aan het werk in afwachting van de verklaring. Een VMS kan u eraan herinneren dat een kracht zijn VOG nog niet heeft getoond, zodat u het niet vergeet. Want iemand met een smetje gaat de tijd rekken in de hoop dat u vergeet ernaar te vragen.
ad 3 Uw bemiddelings- of uitzendbureau betaalt de fiscus niet of gaat failliet
Dit risico is niet geheel theoretisch, want er zijn honderden malafide bureaus in dit land. Aan de andere kant, als u zaken doet met een landelijke bekende partij, die lid is van de ABU is het risico beperkt. Een VMS kan dit risico niet wegnemen. Wel kunt u bijvoorbeeld periodiek een verklaring opvragen van goed betaalgedrag bij de fiscus of de boekhouder van het bureau en uw VMS kan deze bewaren en u eraan herinneren.
De overheid heeft nu plannen in de maak om bonafide bureaus van een certificaat te voorzien. Straks kunt u die ook in uw VMS bewaren. Dat maakt het wel makkelijker.
Conclusie
Aan inhuren zitten risico’s zoals bij alles in het zakenleven. Een VMS neemt het risico zelf niet weg, maar kan u wel helpen in preventief opzicht en zorgen dat u een digitaal overzicht heeft voor als u een keer de bewijzen echt nodig heeft.